سیستم سازی کسب و کار (business systemization) ایجاد یک روش مکتوب برای انجام فعالیت‌های مهم کسب‌و‌کار است و هدف آن ایجاد نظم در کسب‌و‌کار و تحقق اهداف آن است.

این روش‌ها به صورت مداوم اصلاح و بازنگری می‌شوند تا به بهترین راه حل برای انجام یک فعالیت برسیم. افراد عالی، روش انجام کار(فرآیندهای کسب‌و‌کار) و ابزارها سه رکن اصلی در سیستم سازی هستند که  باعث می‌شوند اشتباهات در یک مجموعه به حداقل برسد، کارایی پرسنل بهبود و رشد کسب و کار رقم بخورد.

 سیستم سازی به معنای ایجاد مجموعه ای از روش ها و فرآیندهای مدون و مستند برای انجام کارها در یک کسب و کار است. این روش ها و فرآیندها باید به گونه ای طراحی شوند که قابل تکرار، قابل اندازه گیری و قابل بهبود باشند. هدف از سیستم سازی افزایش کارایی، اثربخشی و ثبات در انجام فعالیت های مختلف در یک سازمان است.

سیستم سازی شما را از “کارمند کسب‌و‌کارتان” به “مدیر و رهبر در کسب‌و‌کارتان” تبدیل می‌کند و می‌توانید به جای تمرکز روی انجام درست کارها روی پیشرفت و توسعه بیزینستان متمرکز شوید.

 

تاریخچه سیستم سازی کسب و کار چیست؟

اصطلاح سیستم سازی کسب‌و‌کار ابتدا توسط ادوارد دمینگ در سال ۱۹۴۷ میلادی مطرح شد و مایکل گربر این مفهوم را بسط و گسترش داد و “تفکر ده هزار برابری” را بنیان نهاد و آن را وارد کسب‌و‌کارها کرد.

 

قانون طلایی سیستم‌سازی: آنچه اندازه‌گیری و کنترل شود، و مسئول عالی هم داشته باشد، انجام می‌شود.

 

اهمیت سیستم سازی برای کسب و کار:

افزایش کارایی: با سیستم سازی، فرآیندها به طور واضح تعریف و مستند می شوند، که منجر به کاهش اتلاف وقت و افزایش بهره وری می شود.

کاهش خطا: سیستم ها به گونه ای طراحی شده اند که خطاهای انسانی را به حداقل برسانند، که منجر به افزایش کیفیت محصولات و خدمات می شود.

بهبود ثبات: سیستم ها به یکپارچگی فرآیندها در سراسر سازمان کمک می کنند، که منجر به افزایش ثبات در عملکرد می شود.

آسان تر شدن آموزش کارکنان: با وجود مستندات واضح، آموزش کارکنان جدید آسان تر می شود و نیازی به تکیه بر دانش و تجربه افراد نیست.

کاهش وابستگی به افراد: با سیستم سازی، سازمان ها کمتر به افراد خاصی وابسته می شوند و می توانند انعطاف پذیری بیشتری در برابر تغییرات داشته باشند.

رشد و مقیاس پذیری: سیستم ها بستر مناسبی برای رشد و مقیاس پذیری یک کسب و کار فراهم می کنند.

 

مزایای سیستم سازی:

افزایش سود: با افزایش کارایی، کاهش خطا و بهبود ثبات، سیستم ها می توانند به افزایش سود یک کسب و کار کمک کنند.

کاهش هزینه ها: با کاهش اتلاف وقت و خطاها، سیستم ها می توانند به کاهش هزینه ها در یک کسب و کار کمک کنند.

رضایت بیشتر مشتریان: با ارائه خدمات با کیفیت تر و ثبات تر، سیستم ها می توانند به افزایش رضایت مشتریان کمک کنند.

افزایش انگیزه کارکنان: با ایجاد محیط کاری کارآمدتر و منظم تر، سیستم ها می توانند به افزایش انگیزه کارکنان کمک کنند.

ارزش بیشتر برای ذینفعان: با ایجاد یک کسب و کار کارآمدتر و سودآورتر، سیستم ها می توانند ارزش بیشتری برای ذینفعان ایجاد کنند.

سیستم سازی یک سرمایه گذاری ارزشمند برای هر کسب و کاری است که به دنبال افزایش کارایی، اثربخشی و ثبات است.

 

گام های سیستم سازی :

سیستم سازی فرآیندی گام به گام است که نیازمند برنامه ریزی دقیق و اجرای منظم است. در اینجا به برخی از گام های کلیدی سیستم سازی اشاره می کنیم:

 

 تعیین اهداف و چشم انداز:

اولین قدم در سیستم سازی، تعیین اهداف و چشم انداز مورد نظر شما برای کسب و کارتان است. این اهداف باید واضح، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، مرتبط و زمان دار (SMART) باشند. برای تعیین اهداف و چشم انداز خود، می توانید از روش های مختلفی مانند طوفان فکری، تحلیل SWOT و پرسشنامه استفاده کنید.

شناسایی و مستندسازی فرآیندها:

پس از تعیین اهداف، باید تمام فرآیندهای موجود در کسب و کار خود را شناسایی کنید. این فرآیندها می توانند شامل فعالیت های روزانه، وظایف خاص، گردش کارها و تصمیم گیری ها باشند.برای شناسایی فرآیندها، می توانید از روش های مختلفی مانند مصاحبه با کارکنان، مشاهده فرآیندها و بررسی اسناد استفاده کنید. پس از شناسایی فرآیندها، باید آنها را به طور واضح و دقیق مستند کنید. این مستندات باید شامل مراحل هر فرآیند، مسئولیت ها، ابزارها و منابع مورد نیاز باشد.

 

 انتخاب و پیاده سازی ابزارهای مناسب:

برای خودکارسازی و مدیریت فرآیندها به ابزارهای مناسب نیاز دارید. انواع مختلفی از ابزارهای سیستم سازی در دسترس هستند، مانند نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS)، ابزارهای اتوماسیون، سیستم های مدیریت مستندات و ابزارهای مدیریت پروژه. هنگام انتخاب ابزارهای سیستم سازی، باید نیازهای خاص کسب و کار خود، بودجه و سطح مهارت کارکنانتان را در نظر بگیرید. پس از انتخاب ابزارها، باید آنها را به طور صحیح پیاده سازی و پیکربندی کنید.

 

آموزش و توانمندسازی کارکنان:

برای موفقیت سیستم سازی، آموزش و توانمندسازی کارکنانتان بسیار مهم است. کارکنان شما باید با ابزارها و فرآیندهای جدید آشنا شوند و نحوه استفاده از آنها را به طور موثر یاد بگیرند. برای آموزش کارکنانتان، می توانید از روش های مختلفی مانند جلسات آموزشی، دوره های آنلاین، راهنماها و مستندات استفاده کنید. همچنین باید از بازخورد کارکنانتان در مورد سیستم های جدید استفاده کنید و در صورت نیاز آنها را اصلاح کنید.

 

پایش و بهینه سازی مستمر:

سیستم سازی یک فرآیند پیوسته است و نیاز به پایش و بهینه سازی مستمر دارد. شما باید به طور مرتب عملکرد سیستم های خود را رصد کنید و نقاط قوت و ضعف آنها را شناسایی کنید. برای پایش سیستم های خود، می توانید از ابزارهای مختلفی مانند گزارش ها، شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) و نظرسنجی استفاده کنید. پس از شناسایی نقاط ضعف، باید برای بهبود سیستم های خود اقدام کنید. این ممکن است شامل تغییر ابزارها، فرآیندها یا آموزش کارکنان باشد.

چک لیست سیستم سازی

 چک لیست های سیستم سازی می توانند به شما در برنامه ریزی، اجرا و مدیریت فرآیند سیستم سازی در کسب و کارتان کمک کنند.

 

چک لیست جامع سیستم سازی:

این چک لیست شامل مراحل کلی فرآیند سیستم سازی است. می توانید از این چک لیست برای اطمینان از اینکه همه مراحل ضروری را انجام داده اید استفاده کنید.

 

موارد موجود در چک لیست جامع سیستم سازی:

• تعیین اهداف و چشم انداز
• شناسایی و مستندسازی فرآیندها
• انتخاب و پیاده سازی ابزارهای مناسب
• آموزش و توانمندسازی کارکنان
• پایش و بهینه سازی مستمر

 

چک لیست های خاص برای فرآیندهای مختلف:

این چک لیست ها برای سیستم سازی فرآیندهای خاص مانند بازاریابی، فروش، خدمات مشتری و مدیریت پروژه طراحی شده اند.

 

موارد موجود در چک لیست های خاص فرآیند:

• وظایف خاص مربوط به هر فرآیند
• ابزارها و منابع مورد نیاز برای هر فرآیند
• شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) برای اندازه گیری موفقیت هر فرآیند

 

نمونه هایی از چک لیست های سیستم سازی:

 

چک لیست سیستم سازی فرآیند بازاریابی:

• تعریف اهداف بازاریابی
• شناسایی مخاطبان هدف
• انتخاب کانال های بازاریابی
• ایجاد محتوای بازاریابی
• اندازه گیری نتایج بازاریابی

 

چک لیست سیستم سازی فرآیند فروش:

• تعریف فرآیند فروش
• شناسایی مراحل کلیدی فروش
• ایجاد ابزارهای فروش
• آموزش تیم فروش
• اندازه گیری نتایج فروش

 

چک لیست سیستم سازی فرآیند خدمات مشتری:

• تعریف استانداردهای خدمات مشتری
• ایجاد فرآیند رسیدگی به شکایات و مدیریت شکایات مشتریان
• آموزش کارکنان خدمات مشتری
• اندازه گیری رضایت مشتری

 

ابزارهای سیستم سازی

در اینجا به چهار نوع ابزار رایج سیستم سازی اشاره می کنیم:

1. نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS):

     BPMS ها به شما امکان می دهند فرآیندهای کسب و کار خود را مدل سازی، اجرا، مدیریت و بهینه سازی کنید. این نرم افزارها به شما کمک می کند تا فرآیندها را خودکارسازی کنید، قوانین و مقررات را اعمال کنید و عملکرد فرآیندها را رصد کنید.     برخی از BPMS های محبوب عبارتند از: Activiti, Bonita BPM, Camunda, JBPM, ProcessMaker

 

2. ابزارهای اتوماسیون:

     ابزارهای اتوماسیون به شما امکان می دهند وظایف تکراری و زمان بر را خودکارسازی کنید. این ابزارها می توانند ایمیل ها را ارسال و دریافت کنند، داده ها را جمع آوری و پردازش کنند، فایل ها را جابجا کنند و گزارش ها را ایجاد کنند.    برخی از ابزارهای اتوماسیون محبوب عبارتند از: Zapier, IFTTT, Automate.io, Integromat, Tray.io

 

3. سیستم های مدیریت مستندات:

سیستم های مدیریت مستندات به شما امکان می دهند مستندات خود را به طور مرکزی ذخیره، سازماندهی و به اشتراک بگذارید. این سیستم ها به شما کمک می کنند تا به آخرین نسخه اسناد خود دسترسی داشته باشید، تغییرات را ردیابی کنید و مجوزهای دسترسی را کنترل کنید.    برخی از سیستم های مدیریت مستندات محبوب عبارتند از: Google Drive, Dropbox, SharePoint, Evernote, Confluence

 

4. ابزارهای مدیریت پروژه:

ابزارهای مدیریت پروژه به شما امکان می دهند پروژه های خود را برنامه ریزی، اجرا و مدیریت کنید. این ابزارها به شما کمک می کنند تا وظایف را تعیین کنید، مواعید را تعیین کنید، پیشرفت را رصد کنید و با اعضای تیم خود ارتباط برقرار کنید. برخی از ابزارهای مدیریت پروژه محبوب عبارتند از: Asana, Trello, Jira, Monday.com, ClickUp

 

انتخاب ابزار مناسب:

انتخاب ابزارهای مناسب برای سیستم سازی به نیازهای خاص کسب و کار شما، بودجه و سطح مهارت کارکنانتان بستگی دارد. قبل از انتخاب ابزار، باید نیازهای خود را به دقت ارزیابی کنید و مختلف ابزارها را با یکدیگر مقایسه کنید.

 

مزایای استفاده از ابزارهای سیستم سازی:

افزایش کارایی: با خودکارسازی وظایف و بهبود گردش کار، ابزارهای سیستم سازی می توانند به شما در صرفه جویی در وقت و افزایش کارایی کمک کنند.

کاهش خطا: ابزارهای سیستم سازی می توانند به کاهش خطاهای انسانی و افزایش کیفیت کار کمک کنند.

بهبود ثبات: ابزارهای سیستم سازی می توانند به ایجاد ثبات در فرآیندهای شما و اطمینان از اینکه همه چیز به درستی انجام می شود کمک کنند.

افزایش همکاری: ابزارهای سیستم سازی می توانند به بهبود همکاری بین اعضای تیم و به اشتراک گذاری آسان اطلاعات کمک کنند.

بهبود تصمیم گیری: ابزارهای سیستم سازی می توانند به شما در جمع آوری داده ها، تجزیه و تحلیل آنها و اتخاذ تصمیمات بهتر کمک کنند.

 

نکات کلیدی برای سیستم سازی موفق

 سیستم‌سازی فرآیندی پیچیده است که برای موفقیت به برنامه‌ریزی دقیق، اجرا و تعهد مستمر نیاز دارد. در اینجا به چهار نکته کلیدی برای سیستم‌سازی موفق اشاره می‌کنیم:

 

تعهد مدیریت:

اولین و مهم‌ترین نکته برای سیستم‌سازی موفق، تعهد کامل مدیریت است. رهبران باید از اهمیت سیستم‌سازی آگاه باشند و برای حمایت از منابع و زمان لازم متعهد باشند.

بدون تعهد مدیریت، سیستم‌سازی به احتمال زیاد با شکست مواجه خواهد شد.

 

مشارکت کارکنان:

مشارکت کارکنان در فرآیند سیستم‌سازی بسیار مهم است. آنها باید در مورد تغییراتی که در حال انجام است، مطلع شوند و فرصتی برای ارائه بازخورد داشته باشند. کارکنان خط مقدم بهترین افراد برای شناسایی ناکارآمدی‌ها و ارائه راه‌حل‌های خلاقانه هستند. با مشارکت دادن کارکنان در فرآیند سیستم‌سازی، می‌توانید احساس مالکیت و تعهد را در آنها ایجاد کنید و احتمال موفقیت را افزایش دهید.

 

تمرکز بر روی نتایج:

سیستم‌سازی باید با هدف نهایی در ذهن انجام شود. شما باید نتایج مورد نظر خود را از سیستم‌سازی تعریف کنید و پیشرفت خود را به طور منظم رصد کنید. اگر سیستم‌سازی به شما در رسیدن به نتایج مورد نظرتان کمک نمی‌کند، باید آن را تنظیم یا اصلاح کنید. تمرکز بر روی نتایج به شما کمک می‌کند تا در مسیر درست بمانید و از اتلاف وقت و منابع خودداری کنید.

 

انعطاف پذیری و آمادگی برای تغییر:

سیستم‌سازی یک فرآیند پیوسته است و نیاز به انعطاف پذیری و آمادگی برای تغییر دارد. کسب و کار شما به مرور زمان تغییر خواهد کرد و سیستم‌های شما نیز باید با آن سازگار شوند. شما باید آماده باشید تا سیستم‌های خود را در صورت نیاز تنظیم یا اصلاح کنید. انعطاف پذیری به شما کمک می‌کند تا با چالش‌های پیش رو مقابله کنید و سیستم‌های خود را برای موفقیت بلندمدت بهینه کنید.

 

نتیجه گیری

 سیستم‌سازی فرآیندی است که به شما کمک می‌کند تا فعالیت‌های کسب و کار خود را به طور مدون و مستند کنید. این امر می‌تواند منجر به افزایش کارایی، اثربخشی و ثبات در سازمان شما شود.